L’Infothèque du Département du Calvados : la conciergerie de l’information au service de l’usager

L’Infothèque, service d’information et de documentation officiellement lancé en février 2016, est une  plateforme en ligne offrant différentes prestations :

  • un service de recherche d’information à la demande, avec un engagement de réponse sous 48h ;
  • un kiosque de presse en ligne ;
  • 14 fils d’actualités thématiques en lien avec les politiques publiques locales (ressources humaines, management, personnes âgées, finances publiques, etc.) mis à jour quotidiennement par l’équipe. Depuis quelques mois, l’accès à ces flux est ouvert à tous, gratuitement et sans mot-de-passe, via un lien sécurisé.
  • un catalogue des ouvrages, fonction classique d’un centre de documentation, avec une collection essentiellement axée sur l’accompagnement des agents dans la préparation des concours administratifs.

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Rattachée à la Direction de la modernisation de l’action publique qui œuvre à la modernisation et à la performance de la collectivité, l’Infothèque se veut un outil d’aide à la décision pour les directions qui la sollicitent. Elle a élaboré son offre de service en fonction des besoins des utilisateurs, en privilégiant sans cesse l’accessibilité (ergonomie et design), la réactivité et la médiation. La richesse documentaire n’est rien si elle n’est pas diffusée et partagée. C’est d’ailleurs pour cela que celle-ci n’est jamais réellement complète, elle évolue perpétuellement, en fonction des demandes des agents.

Cette posture, peu commune au sein des collectivités territoriales, résulte de la volonté de voir la documentation autrement, de la replacer dans le contexte qui caractérise l’information aujourd’hui (infobésité, multiplicité des supports) et de l’envisager à l’aune des nouvelles pratiques des usagers, (de plus en plus individualisées et axées sur le web). Dans les faits, ce parti pris s’est traduit par une série de choix audacieux :

– tout reprendre à zéro et ne rien s’interdire ;

– changer de posture et de regard ;

– cesser de rechercher l’exhaustivité et opter pour des produits sur-mesure ;

– faire de l’éditorialisation et de la diffusion une priorité ;

– ne plus stocker et archiver systématiquement ;

– envisager les choses sous l’angle de l’expérience utilisateur.

 

Depuis quelques années, le concept de conciergerie se développe de plus en plus. A l’heure de réinterroger sa fonction « documentation » et plus généralement la pertinence de son centre de documentation, le Département du Calvados a choisi de s’inspirer de ces conciergeries pour créer une toute nouvelle offre de service à même de proposer à chaque agent la bonne information au bon moment. A la clé de ce parti pris, il y a un service d’information revisité, adapté au besoin des agents et dont la valeur n’est plus à prouver : 70.000 visites sur le portail de veille et 1700 inscrits aux newsletters.

Contacts : Anne LOCU / Elise FORGET

Infothèque département du Calvados – infotheque@calvados.fr

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